Theo đó, các cơ quan, tổ chức, địa phương triển khai thực hiện việc quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ và con dấu của cơ quan, tổ chức khi sắp xếp tổ chức bộ máy theo nội dung Công văn số 115/VTLTNN-QLI của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Hồ sơ, tài liệu bàn giao là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đảm bảo đầy đủ theo nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ, bao gồm cả tài liệu giấy, tài liệu điện tử, phim, ảnh, ghi âm…
Trường hợp đơn vị (bộ phận, phòng) hoặc cá nhân có tài liệu về các công việc chưa giải quyết xong phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong và bàn giao bằng văn bản cho cơ quan, tổ chức mới tiếp tục theo dõi, giải quyết, xử lý công việc. Cơ quan, tổ chức mới phải tổ chức hội nghị bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu có sự tham gia đầy đủ người đứng đầu và cá nhân trực tiếp quản lý tài liệu cơ quan, tổ chức cũ (cơ quan giao tài liệu), người đứng đầu và cá nhân trực tiếp quản lý tài liệu cơ quan tổ chức mới (cơ quan tiếp nhận tài liệu).
Trường hợp sáp nhập một cơ quan, tổ chức vào cơ quan, tổ chức khác hoặc hợp nhất một số cơ quan, tổ chức thành cơ quan, tổ chức mới, đồng thời kết thúc hoạt động cơ quan, tổ chức bị sáp nhập và các cơ quan, tổ chức bị hợp nhất: Cơ quan, tổ chức bị sáp nhập, hợp nhất chuyển giao toàn bộ tài liệu lưu trữ cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức mới quản lý.
Trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể: Cơ quan, tổ chức giải thể chuyển giao tài liệu lưu trữ cho cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp quản lý.
Trường hợp chia cơ quan, tổ chức để thành các cơ quan, tổ chức mới, đồng thời chấm dứt sự tồn tại của cơ quan, tổ chức bị chia: Cơ quan, tổ chức bị chia chuyển giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp quản lý.
Trường hợp tách một hoặc một số bộ phận của cơ quan, tổ chức để sáp nhập vào cơ quan, tổ chức khác hoặc để thành lập một hoặc một số cơ quan, tổ chức mới mà không chấm dứt sự tồn tại của cơ quan, tổ chức bị tách: Hồ sơ, tài liệu của một hoặc một số bộ phận tách ra được nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức bị tách.
Thời gian thực hiện bàn giao: 60 ngày kể từ ngày có văn bản về việc thành lập cơ quan mới. Sau khi hoàn tất thủ tục bàn giao, cơ quan tiếp nhận tài liệu lưu trữ báo cáo kết quả thực hiện về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.
Tài liệu lưu trữ sau khi tiếp nhận phải được bảo quản an toàn, tài liệu phông đóng phải được thống kê, chỉnh lý đưa vào bảo quản đúng theo quy định pháp luật về lưu trữ.